Electronic Government atau e-government adalah bentuk penggunaan jaringan internet dalam penyebaran informasi dan pelayanan pemerintah. E-gov dapat menjadi salah satu solusi dalam mempercepat penyebaran informasi dan integrasi data di lingkup pemerintahan terutama di era digitalisasi saat ini.

Sebagai salah satu upaya penerapan e-gov, Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang mengembangkan e-arsip. Launching dan sosialisasi e-arsip dilakukan pada Selasa (18/5) di Aula Catur Gatra dan diikuti seluruh pegawai ASN BBPP Lembang.

E-arsip merupakan sistem digitalisasi arsip aktif berbasis web. E-arsip BBPP Lembang dapat diakses melalui web https://e-arsip.bbpplembang.id dengan login menggunakan nomor handphone dan password yang telah terdaftar. Pengembangan web ini berfokus pada percepatan distribusi surat masuk, surat keluar, arsip dokumen, dan surat tugas di lingkup BBPP Lembang.

Secara umum e-arsip bermanfaat untuk meningkatkan layanan informasi arsip aktif, memudahkan proses disposisi dan surat masuk, serta informasi yang dapat langsung diakses oleh seluruh pegawai terutama berkaitan dengan surat penugasan.

Kepala BBPP Lembang, Ajat Jatnika berpesan “adanya e-arsip harus dapat mendukung percepatan birokrasi di lingkup BBPP Lembang, seperti penugasan yang dapat langsung disampaikan ke masing-masing pegawai dengan cepat”. Ia juga berharap aplikasi ini dapat dikembangkan lebih luas dengan mengembangkan fitur untuk mengupload laporan perjalanan atau pencarian arsip dokumen.

Yullyndra Tisna Diputri, Kepala Bagian Umum, menyampaikan teknis penggunaan e-arsip. Pada masing-masing bagian ada admin yang bertanggung jawab menginput surat masuk dan surat keluar ke dalam sistem. Ini dapat mempermudah tata kelola persuratan dan pengarsipan data sesuai bagian kerja masing-masing. Pimpinan juga dapat secara langsung membaca surat masuk dan melakukan disposisi surat dimana dan kapan saja.

Selanjutnya pegawai yang mendapat penugasan akan mendapat chat notifikasi melalui WA berkaitan dengan surat tugasnya di e-arsip.

Yusuf Hidayat, Widyaiswara Ahli Utama, menyambut baik e-arsip sebagai salah satu inovasi yang dapat mempercepat proses birokrasi. “Jika ini dapat berjalan dengan baik, tentu dapat memudahkan khususnya bagi Widyaiswara dan petugas persuratan. Contohnya saat ada penugasan atau kegiatan, surat tugas ataupun SK dapat langsung dibagikan kepada pegawai yang bersangkutan,” katanya. Yusuf juga mendukung pengembangan e-arsip yang tentunya dapat memudahkan penyusunan DUPAK maupun SKP pegawai jika seluruh dokumen dapat terarsipkan dengan baik.

Sebagai lembaga negara, Kementerian Pertanian turut mendukung pengembangan e-government dengan mewujudkan integrasi dan transparasi di lingkup Kementan.

Menteri Pertanian (Mentan), Syahrul Yasin Limpo, mengamanatkan kepada seluruh jajaran di Kementan agar bekerja lebih keras lagi serta menjaga transparansi dan integritas dalam melaksanakan kegiatan.
Mentan SYL juga mengimbau agar penganggaran belanja sesuai standar operasional prosedur (SOP).

“Kita harus bekerja secara ekstra agar mampu mencapai target yang telah ditetapkan. Kemudian kita juga harus berkerja sesuai dengan aturan dan perundang-undangan. Program-program yang ada harus berjalan sebagaimana mestinya. Tidak berbelok apalagi melenceng ke arah tindak pidana. Ini adalah prinsip yang wajib kita patuhi dan jalankan,” tegas Mentan SYL. YKO/DRY