EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI RAPAT
(oleh : Muharja Hasan )

Rapat merupakan kegiatan penting dalam suatu organisasi, baik formal maupun informal, kegiatan rapat sering dilakukan pada saat –saat diperlukan dan dalam kondisi yang sangat penting bahkan genting atau mendesak. Kegiatan ini adakalanya dapat mencapai target yang diharapkan, namun tidak sedikit tidak mencapai target, bahkan rapat dinyatakan gagal, hal ini disebabkan oleh beberapa faktor diantaranya : a) Agenda / materi rapat jelas dan spesifik, kegiatan rapat akan terarah, agenda yang asal –asalan alias tidak jelas, ini akan berakibat kepada hasil yang diharapkan tidak tercapai, bahkan keluar dari agenda rapat yang sedang dibahas, oleh sebab itu agenda rapat disesuaikan dengan jenis rapat yang akan dibahasnya ( khusus, umum), disesuaikan dengan fungsi dari rapat yang akan dilakukannya yaitu apakah rapat persiapan (pelatihan, pertemuan, dll), Progress report, Evaluasi kegiatan yang telah dilakukan, b). Waktu rapat (batasi waktu rapat, sesuai dengan jadwal/ scedule yang telah dibuat), efektivitas dan effisiensi rapat sangat tergantung dari jenis rapat yang dilakukannya, oleh sebab itu dalam pembuatan jadwal rapat disesuaikan dengan tingkat kepentingan dan keputusan yang akan diambil, kalau dirasakan sangat penting, maka waktu untuk satu agenda rapat lebih banyak dibandingkan dengan materi rapat yang hanya bersifat informasi yang perlu diketahui dan dilakukan, c). Tujuan yang ingin dicapai/target, sebaiknya spesifik, jelas, tegas, dan dapat dipahami oleh seluruh peserta rapat, d). Peserta rapat yang di undang disesuaikan dengan peran, jenis rapat, dan agenda rapat yang akan dicapai, e) Tempat rapat, harus nyaman, meliputi tata ruang rapat, bentuk meja dan kursi, AVA yang digunakan, penerangan/lampu serta suasana ruangan, bisa ditambahkan land scape atau taman sederhana, tapi serasi yaitu dengan maksud untuk meningkatkan daya imajinasi dan motivasi serta kesegaran dalam ruangan, f). Pemimpin rapat/ moderator, harus orang yang punya pengalaman serta wawasan yang cukup tentang materi/ agenda yang akan dibahas, g). Panitia rapat, yaitu untuk membantu memperlancar kegiatan rapat, biasanya ada bagian notulensi, AVA, Dokumentasi , Akomodasi/konsumsi, dst ( disesuaikan besarnya dan lamanya rapat yang akan dilakukan). Dari ke 7 (tujuh) tersebut di atas di harapkan rapat formal maupun informal dapat berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan.

PELAKSANANAN RAPAT
Rapat dapat dilakukan setelah persiapan rapat serta skanirio rapat telah ditetapkan oleh Tim dan pemimpin rapat/ moderator yang telah ditetapkan siap dilakukan , pada saat pelaksanaan ada beberapa hal yang perlu mendapat perhatian oleh pimpinan rapat / moderator yaitu :

1. Cek kembali kehadiran peserta sesuai dengan undangan yang diberikan (panitia)
2. Awali pembukaan dengan ucapan salam, selamat datang atau hal lain yang membangun motivasi
3. Sampaikan agenda rapat/materi yang akan dibahas, serta tujuan yang ingin dicapainya.
4. Mintakan saran atau pendapat apabila ada hal-hal lain yang dianggap penting yang perlu ditambahkan dalam pembahasan dalam materi rapat.
5. Batasi hal-hal yang di bicarakan hanya berdasarkan agenda rapat/materi yang telah ditetapkan.
6. Buat notulen rapat dengan baik dan tertib, sebagai bahan pengambilan kesimpulan
7. Lakukan diskusi, saran atau pendapat, yang berkaitan dengan topik/materi yang sedang dibahas
8. Berikan penekanan pada hal-hal yang obyektifitas dan hasil yang diharapkan
9. Batasi masalah diskusi, untuk topik/materi yang dibahas, dan mintakan solusi yang dapat dilaksanakannya.
10. Perhatikan/pahami situsi rapat yang sedang berjalan dari pesertanya, waktu istirahat, serta Istirahat dan sholat pada saatnya.
11. Tingkatkan keakraban , koordinasi dan komunikasi disaat istirahat, untuk penekanan hasil rapat yang diharapkan
12. Apabila terjadi komplik kendalikan dengan bijak.
13. Buat kesimpulan hasil akhir rapat (dari notulensi) dan bacakan hasilnya.
14. Saat rapat telah dinyatakan selesai, yakinkan peserta rapat adanya partisipasi dari seluruh peserta untuk menjalankan rekomendasi hasil rapat yang telah diputuskan, untuk dilaksanakan.
15. Evaluasi hasil rapat, apakah rapat berhasil atau gagal ( oleh Tim) untuk kegiatan rapat yang akan datang atau berikutnya, dan carikan solusinya.